Devem ser consideradas como despesas de representação, os encargos suportados, no território nacional ou território internacional, com recepções, refeições, viagens, passeios ou espectáculos oferecidos a clientes, fornecedores, ou quaisquer outras pessoas ou entidades, em que o objectivo seja a promoção da empresa junto de terceiros.
Todas as despesas deverão ter como base uma fatura com o número de contribuinte da empresa, e devem ter identificado no seu verso a justificação daquele gasto.
As despesas de representação ficam sujeitas a tributação autónoma de IRC à taxa de 10%. Se a entidade tiver prejuízos fiscais aplica-se uma taxa de 20%.
Uma das razões subjacentes à criação da tributação autónoma surge da impossibilidade de tributar determinadas formas de rendimento, nomeadamente por os beneficiários não serem conhecidos, ou por estarem em causa determinadas despesas de natureza ambígua, em relação à sua efetiva finalidade empresarial, por também se poderem assumir como encargos de carácter privado.
Relativamente às deslocações e estadas, são despesas suportadas quando estamos perante encargos com transporte, estadias e refeições suportadas com trabalhadores dependentes da empresa por motivos de deslocação destes fora do local de trabalho mediante a apresentação de um documento comprovativo. Este tipo de despesa compreende os gastos de alojamento e viagem (hotel, avião, comboio) e alimentação (restaurantes, pastelarias, etc..) efectuados por trabalhadores da empresa, ao serviço da mesma, fora do local de trabalho.
O documento comprovativo deverá ser uma fatura, devendo no verso do documento constar o nome do trabalhador e o motivo da despesa. Se não houver documento passado em forma legal, ou não for justificado o motivo da despesa e a identificação de quem a efetuou, o gasto não é aceite fiscalmente.
As ajudas de custo visam compensar ou reembolsar o trabalhador por despesas efetuadas ao serviço da entidade patronal (sem obrigação da apresentação de documento de despesa), pela deslocação do seu local habitual de trabalho para outro local e com carácter temporário.
Só há direito ao abono de ajudas de custo nas deslocações diárias que se realizem para além de 20 km do domicílio necessário e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 50 km do mesmo domicílio.
É imprescindível que a sociedade possa comprovar os encargos efectivamente suportados respeitantes a ajudas de custo através do mapa itinerário, sendo necessário dar a conhecer o nome do beneficiário, o local e a data da deslocação, tempo e objectivo de permanência, bem como o montante diário que lhe foi atribuído, de modo a aferir se o mesmo excede os limites legais de sujeição a IRS, bem como o valor facturado.
Estas despesas estão sujeitas a uma tributação autónoma em IRC de 5%, ou caso a entidade apresente prejuízos fiscais aplica-se uma taxa de 15%. e estão condicionadas na sua aceitabilidade fiscal à apresentação do referido mapa. Isto é, se não existir o mapa de suporte, a despesa não é aceite, não sendo neste caso também tributada autonomamente (excepto se a empresa apresentar prejuízo fiscal). Se estas despesas forem faturadas a clientes (com linha especifica na fatura) são aceites fiscalmente como gasto dedutível e não estão sujeitas a tributação autónoma.
Existem também as compensações pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal (Km), são despesas que a entidade patronal suporta para compensar o trabalhador pela utilização da sua viatura pessoal ao serviço da empresa. Neste caso, a sociedade é obrigada a comprovar os encargos efetivamente suportados com a compensação por uso de viatura própria (km), através do mapa itinerário, sendo necessário dar a conhecer o nome do beneficiário, o local onde se deslocou, a data da deslocação, tempo e objetivo de permanência, matrícula da viatura, bem como o montante pago por quilómetro.
Há lugar a tributação em sede de IRS do beneficiário (e em segurança social também) no caso de inexistência dos referidos mapas, ou sempre que sejam ultrapassados os limites estabelecidos legalmente.
Estas despesas encontram-se sujeitas a tributação autónoma (as mesmas taxas aplicadas às ajudas de custo), e estão condicionadas na sua aceitabilidade fiscal à apresentação do referido mapa. Isto é, se não existir o mapa de suporte a despesa não é aceite na totalidade, não sendo neste caso também tributada autonomamente (excepto se a empresa apresentar prejuízo fiscal).
Todavia, à semelhança do que foi referido para as ajudas de custo, se as despesas em causa forem facturadas a clientes mesmo que não exista mapa de suporte, são aceites na totalidade como custo e não são sujeitas a tributação autónoma.
